Datenschutz ELK-WUE

Wie bei den meisten Unternehmen ist es auch bei vielen kirchlichen Stellen üblich, eingehende Briefe zentral zu öffnen (Pforte, Poststelle) und zu registrieren oder, bei digitaler Weiterverarbeitung, einzuscannen. Dabei stellt sich regelmäßig die Frage, wann ein Brief als persönlich einzustufen ist.

Gängige Praxis bei vielen Stellen ist, die Reihenfolge der Adresszeilen als Merkmal zu verwenden. Steht der Name des Empfängers vor dem Stellennamen, wird er als persönlich eingestuft. Hier stellt sich die Frage, ob diese Praxis rechtverbindlich ist und die Mitarbeiter sich darauf berufen können.

Soll die Post vom Empfänger ausschließlich persönlich geöffnet werden, ist es nicht ausreichend, den Empfänger zuerst und dann den Stellen- oder Behördennamen aufzuführen. Eine bestehende interne Regelung kann zwar gebieten, die Sendung ungeöffnet weiterzuleiten, aber es gibt keine rechtliche Verpflichtung dazu.

Das Landesarbeitsgericht Hamm hat mit Urteil vom 19.02.2003 (Az. 14 Sa 1972/02) festgestellt, wie mit Posteingängen zu verfahren ist. Danach liegt nicht unbedingt eine Verletzung des Briefgeheimnisses im Sinne des § 202 StGB vor, wenn eine Stelle einen verschlossenen Brief öffnet oder öffnen lässt, der nicht zu seiner Kenntnis bestimmt ist.

Nur wenn das betreffende Poststück ausdrücklich eine persönliche Adressierung enthält oder aus den sonstigen Umständen ersichtlich ist, dass der namentlich genannte Adressat privat oder persönlich gemeint ist, muss das betreffende Poststück ungeöffnet zugeleitet werden. Zu den sonstigen Umständen gehört beispielsweise, wenn der Adressat Aufgaben wahrnimmt, die Vertraulichkeit erfordern, etwa Datenschutzbeauftragte.

Die Bestimmung, ob ein Brief „persönlich“ oder „vertraulich“ ist, trifft somit der Absender!

Dabei ist anzunehmen, dass der Absender bei der Adressierung regelmäßig davon ausgeht, dass sein an eine Stelle gerichteter Brief nach den dortigen Postgepflogenheiten behandelt wird, um dann intern an den Erstadressaten weitergeleitet zu werden. Zu den üblichen Gepflogenheiten von Behörden, Betrieben und entsprechenden Stellen gehört es aber, dass die dort eingehende Post auf der zuständigen Poststelle geöffnet und mit einem Eingangsstempel versehen wird. Es darf vorausgesetzt werden, dass dies dem Absender bekannt ist.

Eine eindeutige Adressierung schützt vor Missverständnissen und einem Verstoß gegen das Postgeheimnis.

Aus dem oben zitierten Urteil ergibt sich, dass dann, wenn eine eingehende Postsendung als Empfänger sowohl die empfangende Stelle als auch eine bestimmte Mitarbeiterin oder einen bestimmten Mitarbeiter ausweist, auf der empfangenden Stelle auf besondere Vertraulichkeitsvermerke zu achten ist. Fehlen solche, darf die Post geöffnet werden. Ist der Brief aber als vertraulich oder persönlich gekennzeichnet, wäre eine Öffnung der Post ein Verstoß gegen das Briefgeheimnis mit der Folge, dass sogar strafrechtliche Maßnahmen (§ 202 StGB) möglich sind.

Wo die Kennzeichnung als persönlich oder vertraulich steht, ist unerheblich. Die Schreib- und Gestaltungsregeln gemäß DIN 5008 für die Maschinenlesbarkeit von Briefadressen legen nahe, als erste Adressezeile die Begriffe "Persönlich" oder "Vertraulich" zu verwenden.